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Le rôle du secrétaire

Lundi 3 Juin 2013
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La loi du 1er juillet 1901 laisse l’entière liberté aux membres fondateurs de l’association de déterminer, dans les statuts, le nombre de dirigeants, leurs pouvoirs et mode de désignation. Cependant, même s’il n’existe  aucune obligation pour une association de se doter d’un secrétaire, son rôle est néanmoins important et le rôle habituellement rempli par le secrétaire doit être assumé, d’une façon ou d’une autre.

Veiller au bon fonctionnement de l’association

Même si ses pouvoirs ne sont pas légalement définis, le rôle du secrétaire est, d’un point de vue global, de veiller au bon fonctionnement de l’association, tant en interne qu’en externe. Le secrétaire joue ainsi un rôle d’interface entre les membres, les organes de l’association (assemblée générale, bureau, conseil d’administration) et les autorités de contrôle extérieures à l’association.

En interne :

Le secrétaire est chargé de tenir à jour le fichier des adhérents, notamment après paiement de leur cotisation – et éventuellement, le cas échéant, de les relancer en cas de non-paiement de cette cotisation.

C’est lui, également, qui relaie la parole du président pour convoquer matériellement les organes de l’association à l’occasion des assemblées générales, des réunions de bureau et des conseils d’administration, en se référant pour ce faire aux modalités de convocation inscrites dans les statuts.

Il rédige également les comptes rendus de réunion et les procès-verbaux  qui figureront dans le registre spécial de l’association et dans le registre des délibérations (tenu au siège de l’association). C’est à lui, conjointement avec le président, de signer ces documents pour les certifier conformes. Il gère également les archives de l’association.

En externe :

Le secrétaire tient les registres de l’association et veille au respect des formalités vis-à-vis de l’extérieur. C’est ainsi lui qui tient la correspondance de l’association et sert d’interface entre l’association et la préfecture lorsqu’il est nécessaire de faire paraître dans le journal officiel les changements intervenus au sein de l’association : modification des statuts, turnover parmi les membres du bureau…

Sources :

Le rôle du secrétaire. Article de Béatrice Guillaume, avocate, cabinet Alcyaconseil. Juris Associations n°472 – 1er février 2013

Ressources :

 Le Guide du secrétaire d’association (http://www.associationmodeemploi.fr/PAR_TPL_IDENTIFIANT/921/TPL_CODE/TPL_OUVR_NUM_FICHE/PAG_TITLE/Le+guide+du+secr%E9taire+d'association/2601-fiche-ouvrage.htm)

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